Jedna od ključnih tačaka povećanja produktivnosti je i stepen angažovanosti u poslu. U mnogim kompanijama ljudi rade puno radno vreme međutim brojne studije pokazuju da preko 37 odsto radnog vremena većine ljudi ipak ne bude efikasno upotrebljeno.
Mi smo sa svih strana okruženi stvarima i ljudima koje kradu naše vreme. Kradu nam minute i sate sprečavajući nas da dostignemo svoju maksimalnu produktivnost. I uvek će to raditi ako im dozvolimo.
Kada izaberemo da radimo jednu stvar mi smo u isto vreme izabrali da ne radimo nešto drugo. Produktivni ljudi rade više stvari visoke vrednosti a neproduktivni rade više stvari niske vrednosti. Okruženo smo kradljivcima vremena i za ovaj tekst izdvojićemo tri najčešća u poslovnom okruženju:
Telefon– Ova mala spravica je stravičan kradljivac vremena i rušilac fokusa. Poslednje istraživanje o uticaju telefona na fokus o kome sam čitao pokazalo je da prosečna poslovna osoba na nivou top menadžmenta, ne može duže od jedanaest minuta da bude fokusirana na jednu stvar bez distrakcije, odnosno skretanja pažnje. Kada je um maksimalno skoncentrisan na jednu važnu stvar i kada pažnja odluta na ekran mobilnog telefona zbog poruke ili poziva, mozgu je potrebno između tri i pet minuta vremena nakon toga da vrati isti nivo fokusa na kome je prethodno bio. Zato su preporuke sledeće:
– Stavite telefonske pozive na čekanje tokom perioda kada ne želite da Vas prekidaju. Nakon toga grupišite svoje razgovore i odgovorite na pozive i poruke odjednom.
– Napravite kratku agendu za razgovor ako ste za stolom i brzo pređite na stvar. To će sagovorniku poslati poruku da ste zauzeti i razgovor će trajati kraće.
– Tretirajte telefon za vreme radnog vremena kao poslovni a ne kao društveni alat.
Drugi ljudi – jedan od najvećih uzroka gubljenja vremena na poslu a često i u privatnim životu su drugi ljudi koji su trenutno zaludni ili nemaju šta sa rade. Na poslu to često znaju da budu i neočekivani posetioci u Vašu kancelariju. Postoji nekoliko načina da se pobrinete za njih:
– Ako Vas neko pita imate li malo vremena slobodno mu recite ,,Ne, potrebno je da završim posao.”
– Ako Vas neko neočekivano poseti ustanite i nastavite da stojite dok govorite i dok osoba ne ode. Ako je već ušla u kancelariju onda krenite do vrata u želji da je ispratite. Možete i dodati ,, Još jedna stvar pre nego što odete…”
– Stavite znak na kome piše ,,Ne uznemiravaj” na bravu vrata Vaše kancelatije. Imate takvih oznaka u bilo kom hotelu. Ako neko s vremena na vreme treba da Vam donese neku dokumentaciju stavite ladicu za dokumentaciju na stočić ispred vrata.
Neefikasni sastanci– prosečna poslovna osoba provede tri do pet godina poslovnog života na različitim sastancima. Čak 50% tog vremena bude neefikasno iskorišćeno. Loše pripremljeni sastanci sa neproduktivnim temama i učesnicima koji govore i govore i govore, su veliku kradljivci vremena u mnogim kompanijama. Jedan od saveta za menadžment je da izračunaju cenu sastanka. Ako sastanku treba da prisustvuje 10 menadžera i isti treba da traje pola radnog dana a pri tom mnogi od njih dolaze iz različitih krajeva zemlje onda je to jako skup sastanak. Saberite sve njihove bruto plate i podelite sa brojem dana u mesecu da biste izračunali ukupnu cenu dana, zatim dodajte na sve to dnevnice, gorivo i amortizaciju na službene automobile a zatim i smeštaj za pojedince ako je potrebno. Na sve to dodajte i ono što ti ljudi danas neće uraditi na svom radnom mestu budući da su tu na sastanku.
Ovo je jako važno zbog toga što vrednost onoga što budete uradili ili zaključili na sastanku treba da bude veća od troškova koje je sastanak napravio.
U cilju poboljšanja efikasnosti sastanaka preporuka su sledeće:
– Odredite jasnu svrhu i preciznu agendu sastanka pre nego što ga održite i podelite istu bar 24h a najbolje 48h pre održavanja istog. Na agendi treba da bude jasno istaknuto vreme početka i kraja sastanka.
– Pretpostavite da oni koji kasne ne dolaze i uvek počnite na vreme. Ako je moguće dozvolite onima koji više nisu neophodni da odu ili zatražite Vi da odete ako ste učesnik sastanka i ako smatrate da Vaše prisustvo više nije neophodno.
– Neka sastanak prate beleške sa preciznim zaključcima koje će biti podeljene učesnicima nakon sastanka sa jasnim instrukcijama ko, šta i do kada treba da uradi.
Vreme je jedini resurs u našim životima koji se ne obnavlja i zato je jako važno kako ćemo ja iskoristi i sa kojim ljudima ćemo ga podeliti. Ako nismo zauzeti svojim obavezama verovatno ćemo biti tuđim.
Tekst je preuzet sa: www.blic.rs
